realax Objektmanagement -

Allgemeines

Vorbedingung für die Anlage eines Eigentümervertrages ist das Vorhandensein einer Liegenschaft, des WEG - Verwaltungsvertrages und der Kostenstellen. Der WEG – Eigentümervertrag bildet das Vertragsverhältnis eines Eigentümers zum Verwalter ab.

Sollte in einem Suchen Dialog der Punkt Excel vorkommen, so können Sie die entsprechende Liste in eine Excel Tabelle exportieren. Die Ansicht der Bildschirmmasken kann je nach eingesetztem Betriebssystem und Farb- bzw. Designeinstellungen von der Ansicht in dieser Dokumentation abweichen. Dies betrifft jedoch nur die Optik und nicht die beschriebenen Funktionalitäten.

WEG-Eigentümer

· Vertragsnummer

Die Vertragsnummer ist frei wählbar. Sie sollten jedoch eine durchgängige Logik berücksichtigen, damit jeder Mitarbeiter nach demselben System arbeitet. Diese Logik könnte z.B. wie folgt aussehen: Anmietungsobjektnummer 3-stellig plus fortlaufende Nummer (123.001). Oder Mandantennummer plus WEG - Objektnummer plus fortlaufende Nummer (002.123.001). Sie können auch in den Basisdaten eine Nummernsystematik festlegen, die dann zwangsweise einzuhalten ist. Sollte dort eine Logik festgelegt sein, lassen sich nur in dieser Art und Weise Eigentümervertragsnummern eingeben. Bitte besprechen Sie diese Systematik mit Ihrem Projekt- und/oder Schulungsleiter, da die hier verwendete Logik grundsätzlicher Art ist und die Logik der Anmietungsobjektnummer und gegebenenfalls anderer Nummerierungen hier mit hereinspielt. Beachten Sie, dass die Eingabe maximal 13 Stellen lang sein darf.

Mit F4 rufen Sie nachfolgende Maske zur vereinfachten Anlage auf.

In obiger Maske sind die wichtigsten Felder des Vertrages zu sehen. Tragen Sie zunächst die Liegenschaftsnummer ein. Die Button hinter den Feldern Vertragsnummer und Eigentümernummer tragen die nächste freie Nummer ein. Diese sind natürlich editierbar. Die automatische Vergabe der Nummern ist abhängig von der in den Stammdaten eingestellten Nummernsystematik.

Die Felder Vertragsnummer und Eigentümernummer können auch freigelassen werden. Beim Abspeichern der Daten werden diese automatisch nach den Einstellungen in den Parametern ermittelt und eingetragen.

· Vertragsart

Hier wählen Sie bitte über den Suche Ball die entsprechende, bereits hinterlegte Vertragsart aus. Eine Neueingabe bzw. –anlage ist hier nicht möglich. Die Vertragsarten werden in den Stammdaten definiert.

· Bezeichnung

Wählen Sie eine möglichst eindeutige Bezeichnung für Ihren Eigentümervertrag, dies könnte z.B. der Name des Eigentümers oder bei gewerblichen Eigentümern der Name und die Branche sein. Bitte besprechen Sie diese Systematik auch mit Ihrem Projekt- und/oder Schulungsleiter, damit eine Durchgängigkeit gewährleistet ist.

· Daten vollständig erfasst

Haken Sie die Check Box ab, wenn Sie alle Daten erfasst haben. Ohne diesen Haken wird der Vertrag behandelt, als wenn er nicht angelegt wäre. Das bedeutet, dass bei dem Vertrag auch keine Sollstellung gefahren würde. Während der Sollstellung kommt bei nicht gesetztem Haken ein Hinweis, dass der Vertrag nicht freigegeben ist.

Verträge die einen Zahlungsrückstand aufweisen werden, wie in nachfolgender Maske ersichtlich, gekennzeichnet.

Durch einen Doppelklick innerhalb der roten Umrandung des Zahlungsrückstandes erhalten Sie eine Anzeige der offenen Posten dieses Vertrages.

Auch lässt sich mit einem Doppelklick in die grüne Umrandung die offenen Posten aufrufen.

Der Button Selektion öffnet ein Fenster zur genaueren Definition der anzuzeigenden Buchungen.

Hier können Sie die Auswahl der angezeigten Buchungen weiter definieren und eingrenzen.

Durch Doppelklick auf einen markierten OP (in der Maske „Offene Posten“ blau dargestellt) erhalten Sie die OP-Historie. Sie können alternativ auch den Button Details wählen.

Dies ist eine reine Anzeigemaske der OP-Historie. Besteht eine Buchung aus Teilbuchungen bzw. Teilzahlungen, so sehen Sie in der obigen Maske mehrere Einträge, für jede Teilbuchung einen.

Betätigen Sie den Button Buchen und Sie erhalten nachfolgende Maske zur genaueren Einsichtnahme.

Verträge, bei denen ein Rechtsfall anhängig ist, werden mit einem R im Kreis rechts unten auf der Maske dargestellt (siehe folgende Abbildung).

Mit einem Doppelklick auf das R im Symbol erhalten Sie eine weitere Maske, die alle anhängigen Rechtsfälle zu diesem Eigentümer anzeigt.

Reiter Vertragsdaten

· Unterschrift Eigentümer

Geben Sie hier das Datum der geleisteten Unterschrift des Eigentümers ein.

· Vertragsübergabe

Datum der Übergabe des Vertrages zwischen Verkäufer und Eigentümer.

· Vertragsbeginn lt. TE

Zu welchem Datum der Vertrag laut Teilungserklärung beginnt, wird hier eingetragen.

· Verkaufsdatum

Hier lässt sich keinerlei Eingabe tätigen. Möchten Sie einen Vertrag beenden, so wählen Sie den Button Verkauf. Das dort eingegebene Datum wird in das Feld hier übernommen.

· Button Verkauf

o Verkauf am:

Tragen Sie hier das Datum ein, an welchem der Kauf beim Notar bestätigt wird oder wurde.

o Verkauf zum:

Tragen Sie hier das Datum zu welchem der Eigentumswechsel stattfindet ein.

o Verkauf:

Nach Bestätigung des Vertrages tragen Sie hier das endgültige Verkaufsdatum, zu dem der Eigentümerwechsel stattfindet, ein.

Button ToDo

Hier haben Sie keine Möglichkeit der freien Eingaben. Betätigen Sie den Button Vorgang kopieren und wählen Sie aus den hinterlegten Stammdaten den entsprechenden Vorgang aus. Sollten zu einer Kündigung mehrere Aktivitäten geplant sein, wählen Sie diese hintereinander aus. Ist im Tagesgeschäft ein Termin bzw. Aktivität erledigt worden, so finden Sie unter Termine in der Programmleiste den Menüeintrag erledigen. Dazu muss der entsprechende Vorgang markiert sein.

Wenn Sie unter dem Programmpunkt Termine den Menüpunkt bearbeiten aufrufen erhalten Sie folgende Eingabemaske:

Hier lassen sich weitere Eingaben zu der Aktivität anlegen. Wichtig könnte eine Erfassung von Kosten sein, wenn diese abrechenbar sind. Machen Sie hier, wenn benötigt, Ihre Eingaben und bestätigen Sie diese mit OK.

· WEG Vertrag

Wählen Sie hier über den Suche Ball den entsprechenden WEG Verwaltervertrag aus.

· Kostenstelle

Über den Suche Ball wählen Sie die zugehörige Kostenstelle aus. Auch die Kostenstelle muss bereits angelegt sein. Eine Neuanlage hier ist nicht möglich.

· Ohne Sollstellung

Ist der Haken aktiviert, wird der Vertrag nicht für die Sollstellung herangezogen.

· Rechnung bei Sollstellung

GewerbeEigentümer (Teileigentümer) benötigen u.U. für jede Sollstellung eine Rechnung. Haken Sie das Feld hier ab und Sie erhalten zu jeder Sollstellung eine Rechnung für den Eigentümer. Den Druck der Rechnung starten Sie beim Erzeugen der Sollstellung.

· Eigentümer(Debitor)

Hier ist keine Systematik zwangsweise vorgesehen. Normalerweise ist die Debitorennummer fortlaufend. Es kann, wenn Buchungskreise angelegt sind, dass eine gewisse Logik verwendet wird. Dabei ist die Liegenschaftsnummer die Buchungskreisnummer. Dann wäre hier z.B. die Liegenschaft exemplarisch 3stellig (123). Eine Debitorennummer könnte dann 123.000123 aussehen. Bitte beachten Sie, dass die Debitorennummer maximal 10stellig sein kann. Ein Trennzeichen (z.B. der Punkt) gilt ebenfalls als Zeichen.

· Währung

Standardmäßig mit Euro vorbelegt.

· Sprache

Standardmäßig mit Deutsch vorbelegt.

· Zahlungsart

Über das Pull Down Menü rufen Sie die möglichen Zahlungsarten auf. Die Anlage einer Zahlungsart geht nur in den Stammdaten. Wählen Sie die für diesen Vertrag gültige Zahlungsart aus.

· Gültig von/bis

Das Feld korrespondiert mit dem Feld Zahlungsart. Wählen Sie eine Zahlungsart (z.B. Lastschrifteinzugsverfahren) aus und geben Sie hier das Datum des Beginns ein.

· Zahlungskondition

Die in den Stammdaten hinterlegten Eingaben, rufen Sie über den Suche Ball auf. Wählen Sie hiervon eine aus. Eine Neuanlage ist nur in den Stammdaten möglich. Möglichkeiten könnten sein: Sofort fällig oder 30 Tage netto.

· Forderungsgruppe

· Mahngruppe

Die in den Stammdaten hinterlegten Eingaben, rufen Sie über den Suche Ball auf. Wählen Sie hiervon eine aus.

· automatisch mahnen

Durch setzen des Hakens wird nach den im System hinterlegten Regeln automatisch gemahnt.

· Automatisch Inkasso

Durch setzen des Hakens wird nach den im System hinterlegten Regeln automatisch das Inkasso Verfahren in Gang gesetzt.

· Mehrwertsteuerpflichtig

Ist der Vertrag mehrwertsteuerpflichtig (Teileigentum) haken Sie dieses Feld ab.

· Steuerschlüssel

Über den Suche Ball können Sie den entsprechenden Steuerschlüssel auswählen.

· Vorauszahlungszyklus

Das Pull Down Menü beinhaltet verschiedene Möglichkeiten des Vorauszahlungszyklus. Normalerweise ist eine monatliche Zahlungsweise üblich. Bei z.B. Pachten können auch andere Zyklen möglich sein (vierteljährlich oder jährlich). Normalerweise gilt der Zyklus für den ganzen Vertrag. Sollte in den Basisdaten – Parameter – Sollstellung pro Fläche mit J definiert sein, ist eine Definition je Fläche möglich.

· nächste Fälligkeit

Bei einer Neuanlage können Sie hier das erste Sollstellungsdatum, bzw. das Datum an welchem die erste Sollstellung gefahren werden soll, eingeben. Anschließend wird dieses Datum vom Programm selbständig gesetzt und ist nicht editierbar. Sollte in den Basisdaten – Parameter – Sollstellung pro Fläche mit J definiert sein, ist eine Definition je Fläche möglich.

Reiter Flächen

· Flächen Nr.

Über den Suche Ball können Sie die Fläche(n) der Liegenschaft auswählen, die diesem Vertrag zugeordnet werden sollen. In der Wohnungsverwaltung ist normalerweise nur die Wohnung zuzuordnen, in der Gewerbeverwaltung können auch mehrere Flächen zugeordnet werden.

Die Felder Bezeichnung qm/Menge usw. sind keine Eingabefelder, sie geben lediglich die Informationen zu der eingetragenen Fläche wider. Dies erkennen Sie daran, dass die Felder gelb hinterlegt sind.

· Bezeichnung

Dieses Feld ist nicht editierbar, es wird über die Flächennummer automatisch eingelesen.

· Qm/Menge

Dieses Feld ist nicht editierbar, es wird über die Flächennummer automatisch eingelesen.

· Einh.

Dieses Feld ist nicht editierbar, es wird über die Flächennummer automatisch eingelesen.

Unterreiter Vertragsdaten

· Unterschrift Eigentümer

Geben Sie hier das Datum der geleisteten Unterschrift des Eigentümers ein. Beachten Sie, dass diese Eingabe sich auf die markierte Fläche und nicht auf den gesamten Vertrag bezieht.

· Vertragsübergabe

Datum der Übergabe des Vertrages zwischen Verkäufer und Eigentümer. Beachten Sie, dass diese Eingabe sich auf die markierte Fläche und nicht auf den gesamten Vertrag bezieht.

· Vertragsbeginn lt. TE

Zu welchem Datum der Vertrag beginnt, wird hier eingetragen. Beachten Sie, dass diese Eingabe sich auf die markierte Fläche und nicht auf den gesamten Vertrag bezieht.

· Verkauf

Hier lässt sich keinerlei Eingabe tätigen. Möchten Sie einen Vertrag beenden, so wählen Sie den Button Verkauf. Das dort eingegebene Datum wird in das Feld hier übernommen. Beachten Sie, dass diese Eingabe sich auf die markierte Fläche und nicht auf den gesamten Vertrag bezieht.

· Miteigentumsanteile

Hier lassen sich die Miteigentumsanteile, die mit der markierten Fläche verbunden sind eintragen oder ändern. Eine Erstanlage muss in den Flächenumlagen angelegt worden sein. Sollten Sie die Miteigentumsanteile hier ändern, so werden diese in den Flächenumlagen ebenfalls geändert.

Unterreiter Heizkosten/Erhöhungen

Die hier zu machenden Eingaben sind zur Zeit rein informatorischer Art.

· Ordnungsbergriff

Der Ordnungsbegriff kommt vom Heizkostenabrechner.

· Nutzernummer

Die Nutzernummer kommt vom Heizkostenabrechner.

· Art der Nutzung

Wählen Sie per Pull Down Menü die gewünschte Nutzungsart aus.

· Button Liste/Details

Mit diesem Button wählen Sie, ob die Detailangaben zu den Flächen angezeigt werden sollen. Für die Festlegung von Staffel-, Index-, oder Umsatzmieten benötigen Sie die Angaben.

Unterreiter Information

Die Anzeige ist rein informatorisch. Lediglich eine Information lässt sich in der letzten Zeile eintragen

Reiter Hausgeld/BK

Sie sehen die Zusammenfassung der Sollstellungspositionen, in diesem Falle Hausgeld. Durch einen Doppelklick auf die graue Fläche erhalten sie das Fenster Hausgeld geöffnet. Die Erklärungen dazu finden Sie unter dem Punkt „Button Hausgeld“.

Reiter Sonstiges

· Sachbearbeiter

Über den Suche Ball können Sie die bereits in den Stammdaten angelegten Sachbearbeiter einsehen und den entsprechenden Sachbearbeiter auswählen, der für diesen Vertrag zuständig ist.

· Branche

Gleiches gilt für die Branche. Wählen Sie über den Suche Ball die entsprechende Branche aus. Damit ist die Branche gemeint in der der Vertragsnehmer tätig ist. Die hier gemachte Eingabe lässt sich auswerten.

· Aktenzeichen

Hier können Sie das Aktenzeichen eintragen, das im realax Aktenplan für diesen Vertrag hinterlegt ist.

· Erste Sollstellung

Informatorisches Feld der ersten Sollstellung des Vertrages.

Reiter Eigentümer

· Briefkopf

Durch abhaken der Felder Firma, Titel und Anrede lässt sich der Briefkopf an die persönlichen Bedürfnisse anpassen.

· Als Lieferadresse kopieren

Die Lieferadresse ist solange nicht editierbar, bis der Button „als Lieferadresse Kopieren“ angeklickt wird. Dabei wird die hier hinterlegte Adresse für den Schriftverkehr genommen. Ist z.B. eine Zweigstelle der Eigentümer, die Zentrale erhält aber die Post und die Verträge, so wird die Zentrale hier eingegeben. Der hier eingetragene Debitor wird auch für z.B. die Sollstellung herangezogen und nicht die unter Anschrift Eigentümer hinterlegte Adresse bzw. Person.

Betätigen Sie den Button „als Lieferadresse Kopieren“ und bestätigen Sie die Nachfrage mit „Ja“. Die angelegte Eigentümeradresse wird dann als Lieferadresse übernommen.

Bei Mehrfachverträgen eines Debitors wird bei der Neuanlage eines Vertrages die bereits vorhandene Debitorennummer eingegeben. Ist bei dem bereits „alten“ vorhandenen Debitor eine Lieferadresse hinterlegt, wird bei dem neuen Vertrag die Lieferadresse mit der des „alten“ Debitors gefüllt und die Eigentümeradresse bleibt leer; zur Eingabe einer Eigentümeradresse. Ist bei dem „alten“ Debitor die Lieferadresse nicht gefüllt, wird die „alte“ Debitorenadresse als Eigentümeradresse in den neuen Vertrag übernommen.

Beachten Sie bitte, dass eine Änderung der Lieferadresse gleichzeitig in allen zugeordneten Verträgen geändert wird.

· Telefon / Fax

Optional tragen Sie hier die Telefonnummer bzw. Faxnummer ein.

Geben Sie hier den Namen, Anrede und eventuellen Titel des Eigentümers ein.

Adresse, PLZ, Ort und eventuelles Postfach fügen Sie bitte hinzu. Bei Eingabe der Postleitzahl wird Ihnen der Ort automatisch vorgeschlagen.

Button

Button Hausgeld

Bei bestehenden Verträgen sehen Sie die bereits hinterlegten Daten. Bei einer Neuanlage ist die Tabelle leer. Innerhalb der Tabelle sind keine Neuanlagen oder Änderungen möglich, zu erkennen an den gelb hinterlegten Feldern. Für Änderungen bzw. Neuanlagen sind die unten stehenden Button „Bearbeiten“ und „Neuanlage“. Im Kopf lesen Sie die Vertragsnummer und die Fläche für die die gemachten Eingaben sind. Mit den Pfeiltasten rechts oben wechseln Sie zwischen den zugeordneten Flächen des Vertrages. Das Feld Summe Zahlung zeigt Ihnen die Gesamtforderung des Vertrages mit all seinen Flächen an

Der oben rechts liegende Button Ändern gibt Ihnen die Möglichkeit den Sollstellungszyklus für den gesamten Vertrag oder, wenn in den Basisdaten entsprechend geschlüsselt, für jede einzelne Fläche zu ändern. Siehe folgende Maske. Ein Ändern einzelner Vertragsbestandteile z.B. der Nebenkostenvorauszahlungen ist nicht möglich.

Sie können hier den Sollstellungszyklus für den gesamten Vertrag ändern. Geben Sie das Datum der nächsten Fälligkeit ein und wählen Sie im Feld Zyklus den neuen Sollstellungszyklus. Bestätigen Sie Änderungen mit dem Button Speichern.

Das Programm stellt sicher, dass die Berechnung lückenlos erfolgt (für .. bis). Ist eine Sollstellung schon durchgeführt worden, kann daher das Feld „für“ nicht mehr geändert werden.

Der Durchführungszeitpunkt der Sollstellung (Fällig am) steht in keinem Zusammenhang mit dem Berechnungszeitraum.

Sollte ein Monat nur zur Hälfte berechnet werden, kann hier der Zeitraum (z.B. 15.10.2004-31.10.2004) eingegeben werden. Nach der Sollstellung geht das Programm automatisch auf den nächsten vollen Monat.

Button Bearbeiten

Hier lässt sich eine bereits angelegte Position bearbeiten. Dies geht jedoch nur so lange diese Position nicht für eine Sollstellung herangezogen wurde. Danach ist eine Änderung nicht mehr möglich. Sie müssten dann diese Position beenden und eine neue anlegen. Mit dem Minus Zeichen löschen Sie diese Position, mit dem Haken bestätigen Sie Ihre Änderungen.

Button Neuanlage

Hier legen Sie eine neue Sollstellungsposition fest. Über den Suche Ball Nummer finden Sie die zugeordneten Sollstellungspositionen (z.B. Hausgeld). Diese Positionen wurden von Ihnen in den Stammdaten hinterlegt.

Mit der Auswahl der Position wird die Bezeichnung automatisch eingetragen. Geben Sie nun in den Feldern gültig ab / bis ein, ab wann die Position gültig ist (z.B. aufgrund des neuen Wirtschaftsplanes) und, wenn Sie es schon wissen, das Enddatum.

Zuletzt tragen Sie bitte den Jahres- oder Monatsbetrag für diese Position ein. Tragen Sie den Jahresbetrag ein, wird der Monatsbetrag errechnet oder umgekehrt.

In der Menüleiste finden Sie den Eintrag Zusatzfunktion.

Zusatzfunktion

Hier lassen sich bereits durchgeführte Sollstellungen zurücksetzen. Bitte beachten Sie den obigen Text in der Maske.

Button Parameter

Hier können Parametrisierungen vorgenommen werden. Sollte dies für Sie in Frage kommen, wird sich Ihr Projekt- und/oder Schulungsleiter an Sie wenden.

Button Flächenumlagen

Hier werden die für den Vertrag benötigen Umlageschlüssel für die Betriebskostenabrechnung festgelegt. Über den Haken „alle“ sehen Sie sämtliche Umlageschlüssel, auch die zurzeit nicht aktuellen.

· Button Bearbeiten

Sie können hier Änderungen an bestehenden bzw. bereits angelegten Umlageschlüsseln vornehmen. Eine Änderung ist so lange möglich, wie der zu verändernde Schlüssel nicht zu einer Betriebskostenabrechnung herangezogen wurde. Sinnvollerweise hinterlegen Sie einen Änderungsgrund, damit eine entsprechende Historie gewährleistet wird.

Bestästätigen Sie Ihre Eingabe mit dem OK Haken.

· Button Neuanlage

Wollen Sie eine neue Umlage definieren, so kommen Sie über den Button Neuanlage zu obiger Eingabemaske.

Wählen Sie mit Hilfe des Suche Balls die in den Stammdaten hinterlegte Umlageart aus. Mit den Eingaben gültig von (Pflicht - Feld) und gültig bis können Sie den Zeitraum der Umlagegültigkeit bestimmen.

Anmerkung: Ist ein Anteilsschlüssel mit einem Zähler (aus der Zählerverwaltung) verknüpft, werden die Werte in dieser Maske automatisch gepflegt.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem OK Haken.

Button Fibu

· Abweich. Debitor

Sie können, abweichend zum „normalen“ Debitor, einen zweiten, abweichenden Debitor anlegen. Wählen Sie über den Suche Ball einen Debitor aus.

· Verrechn. Kto. Kreditor

Ist ein Kreditor gleichzeitig Debitor, so lässt die Forderung des Kreditors mit der Forderung gegen den Debitoren verrechnen. Geben Sie dazu über den Suche Ball den Kreditor ein, der gleichzeitig in diesem Vertrag Debitor ist.

Dies ist z.B. der Fall, wenn ein Hausmeister (Kreditor) gleichzeitig Eigentümer (Debitor) innerhalb der Liegenschaft ist, und sein Gehalt als Hausmeister mit der Mietzahlung verrechnet werden soll.

· Kostenträger

Geben Sie, wenn vorhanden, den Kostenträger ein.

· Mahndaten

Dieses Feld wird aus der Mietvertragsmaske übernommen.

· Forderungsgruppe

Dieses Feld wird aus der Mietvertragsmaske übernommen.

Button Banken

· LKZ

Tragen Sie hier Ihre Landeskennziffer (normalerweise D für Deutschland) ein.

· Bankleitzahl

Geben Sie hier die Bankleitzahl Ihrer Bank ein; über den Suche Ball lässt sich eine gewünschte Bankleitzahl ebenfalls aussuchen.

· Bank Bezeichnung

Nach Auswahl der Bankleitzahl wird der Name der Bank automatisch eingetragen. Dieses Feld ist nicht editierbar.

· Kontonummer

Tragen Sie hier Ihre Kontonummer ein.

· Aktiv

Bei der Anlage mehrerer Bankverbindungen müssen Sie eine Bankverbindung aktiv setzten. Das bedeutet, dass die ausgewählte Verbindung für den automatischen Zahlungsverkehr genutzt wird. Beachten Sie bitte, dass eine Bankverbindung aktiv gesetzt sein muss und das diese aktive Bankverbindung für den gesamten Debitor gilt. Sollten Sie nur eine Bankverbindung haben, so setzten Sie diese ebenfalls aktiv.

Menüleiste

Vertragsdetails

Die hier hinterlegten Menüeinträge entsprechen den Button im unteren Bildschirmbereich und sind bereits erklärt worden

Adressen

· Miteigentümer

Hier haben Sie die Möglichkeit einen oder mehrere Miteigentümer anzulegen. Dies ist z.B. bei Erbengemeinschaften der Fall. Dieses Feld gilt der Information, da in der WEG nur ein Eigentümer bzw. der Vertreter einer Gruppe von Eigentümern das Stimmrecht ausübt, bzw. für den Schriftverkehr oder sonstigen Kontakt zum Verwalter zuständig ist. Die Anlage erfolgt analog zur Adressanlage eines Eigentümers.

Information

· Offene Posten

Die Erklärungen der Maske finden Sie bereits vorher erklärt, unter WEG-Eigentümer Hausgeldrückstand.

· Kontoauszug

Die Erklärungen der Maske finden Sie bereits vorher erklärt, unter WEG-Eigentümer Hausgeldrückstand.

· Ansprechpartner

Sie können weitere Ansprechpartner zu einem Vertrag anlegen. Dies macht Sinn, falls der Vertragsnehmer ein größeres Unternehmen ist, und für verschiedene Bereiche (z.B. Fibu und Mahnwesen) verschiedene Mitarbeiter beschäftigt.

· Person

Legen Sie die personenbezogenen Daten an.

Telefonische Informationen können Sie hier hinterlegen.

Sollten Sie Informationen privater Natur anlegen wollen, können Sie dies in obiger Maske.

Obiger Editor dient zur Anlage von beliebigen Informationen.

Sollten Sie hier zusätzliche Ansprechpartner anlegen, legen Sie keine zusätzlichen Telefonnummern an.

· Zusätzliche Telefonnummern

Die zusätzlichen Telefonnummern legen Sie nur an, wenn keine zusätzlichen Ansprechpartner angelegt wurden. Hier können Sie alle Arten von Kommunikationsmethoden festlegen. Unter dem Feld „Typ“ finden Sie die Arten wieder, die in den Stammdaten definiert worden sind.

Unter dem Menüpunkt Zusatz befinden sich weitere Unterprogramme, die bereits bekannte Programme aufrufen. Die nicht bereits bekannten Funktionalitäten werden nachfolgend erklärt

Zusatz

· Verkauf

Die Erklärungen hierzu finden Sie unter dem Button Verkauf.

· Aktivitäten

Die Erklärungen hierzu finden Sie unter dem Button To Do

· Dokumente

Wird nur aktiviert in Zusammenhang mit der Genesis World Einrichtung.

· Umlagenausschluss

Sollen bestimmte Umlagen nicht zur Hausgeldabrechnung kommen, können diese hier ausgeschlossen werden. Dies ist z.B. der Fall bei Stellplätzen oder Tiefgaragenplätzen, in denen keine oder nur bestimmte Kosten umgelegt werden dürfen. Der Ausschluss betrifft jedoch nur diesen einen Vertrag und nur die definierte Fläche. Das bedeutet, dass in einem Vertrag mehrere Flächen unterschiedliche Ausschlüsse haben können. Da innerhalb der WEG normalerweise alle Kosten umgelegt werden, ist diese Funktion nur in Ausnahmefällen zu gebrauchen.

Dabei lassen sich Beträge einschränken (Maximum und Minimum) oder auf einen %-Satz des Hausgeldes.

Bei Bedarf kommentieren Sie den Grund des Ausschlusses auf der rechten Maskenseite im Feld Bemerkung / Erläuterung.

· Konto

Wählen Sie per Pull Down Menü das auszuschließende Konto aus. Dabei werden Ihnen nur die in der Liegenschaft definierten Konten angezeigt.

· Umlage der Kosten

Wählen Sie per Pull Down Menü die gewünschte Art der Kostenverteilung aus.

· Betragseinschränkung

Liegt eine vertragliche, betragsmäßige Einschränkung der Kosten vor, so können Sie diese hier festlegen.

· Einschränkung als %-Satz der Grundmiete

Liegt eine vertragsmäßige, prozentuale Einschränkung der Grundmiete der Kosten vor, so können Sie diese hier festlegen. Tragen Sie den entsprechenden Minimal- und/oder Maximalwert ein.

· Änderung Vertragsnummer

Hiermit lassen sich Vertragsnummern und Vertragstypen ändern. Sollten Sie also nach z.B. einer fehlerhaften Eingabe oder für eine Umstellung der Vertragtypen Änderungen vornehmen müssen, so machen Sie dies hier. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem OK Button.

· Vertragsnachträge

Alle Arten von Vertragnachträgen sollten hier erfasst werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie mit dem Eigentümer neue Flächen vereinbaren oder lediglich die Tiergestattung ändern. Sie erhalten somit eine genaue Historie Ihres Vertrages.

Vergeben Sie eine fortlaufende Nummer und anschließend das Datum der Änderung. Im Memofeld Anmerkung haben Sie genügend Platz für die Beschreibung der Vertragsänderung oder des –nachtrages.

· Einmalzahlungen

Alle Arten von Einmalzahlungen die als Vorauszahlungspositionen gelten, können hier definiert werden. Liegt die Zuordnung innerhalb des Objektmanagements, werden diese Einmalzahlungen in obiger Maske definiert. Über den Button Bearbeiten können Sie bereits getätigte, aber noch nicht gebuchte Einträge verändert werden, bei der Neuanlage entsprechend neu angelegt werden. Die Einmalzahlungen werden wie Sollstellungspositionen angelegt. Eine automatische Einmalzahlung ist im Bereich der WEG die Sonderumlage. Diese wird nach der Berechnung hier eingetragen.

Die Anlage einer Einmalzahlung geschieht analog zur Anlage bzw. dem Bearbeiten von Sollstellungspositionen.

Beachten Sie bitte, dass eine entsprechende Sollstellungsposition angelegt sein sollte.

Der Programmpunkt Extras beinhaltet die Erstellung des Änderungsprotokolls und der Menüpunkt.